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人材派遣に必要なシステムにはどのようなものがある?管理すべき項目とともにご紹介します

今や人材派遣の要となっている、人材派遣システム。重要性は理解しつつも、どのシステムを選ぶべきか分からず困っていませんか?この記事では、人材派遣システムを活用すべき理由や、システム選定時のポイントをご紹介します。派遣にかかわる業務を効率化するために、ぜひ参考にしてみてください。

1. 人材派遣システムとは

まずは人材派遣システムの基本的な知識を頭に入れておきましょう。人材派遣システムとはどういったものなのか、またシステムを導入することで得られるメリットにはどのようなものがあるかをご紹介します。人材派遣におけるシステムの重要性を理解するきっかけにしてください。

1-1.派遣事業にかかわる事項を管理するためのシステム

「人材派遣システムとは何か」という問いに一言で答えるとすると、「派遣事業にかかわるあらゆる事項を管理するためのシステム」となります。
派遣事業を行っていると、管理しなければならない情報はたくさんあります。派遣社員ひとりひとりの個人情報や派遣先の割り振り、教育管理など、挙げ始めたらきりがないほどです。こうした情報の管理を円滑に行うためのシステムこそが人材派遣システムなのです。

1-2.こんなお悩みをお持ちではありませんか?

派遣元企業として人材を雇用し、各企業に派遣するにあたってたくさんの業務が発生します。そんな中、よく挙がるのが次のようなお悩みです。

・人材管理に多くのリソースを割いている
・派遣先と派遣従業員のマッチングに時間がかかる
・給与や勤怠、請求管理が煩雑になってしまっている
・教育管理に難しさを感じている

一口に人材派遣事業と言っても付随業務はたくさんあるため、必要な業務フローもその数だけあります。もちろんそうした業務をゼロにするのは大変難しいことですが、今よりも効率化できる部分もあるかもしれません。そして、効率化において最も効果を得やすい施策のひとつが、人材派遣システムの導入と言っても過言ではないのです。各社から提供されている人材派遣システムを活用することで、人手不足や残業の常態化など、さまざまな問題を解決できる可能性もあります。

1-3.企業規模を問わずシステムの導入が進む

近年、登録している派遣従業員数が多い大手の派遣会社だけでなく、いわゆる中小の派遣会社でも人材派遣システムの導入が進んでいます。今後も人手不足が深刻化すると予想されますが、その中でも人材派遣業界で成長するためには、業務効率の向上が必ず必要になってきます。特に中小企業の場合、人材管理や給与計算、請求管理等を少人数で管理していることも多いでしょう。業務が属人化してしまうことを防ぐためにも、システム導入は急がれるのです。

1-4.人材派遣システムを導入するメリット

人材派遣システムを導入することで得られるメリットには、次のようなものがあります。

・派遣従業員の管理が効率化できる
・契約やクライアント管理が円滑になる
・社内業務の一元化ができるようになる

それではさっそく、各項目の内容をひとつひとつ解説していきます。

1-4-1.派遣従業員の管理が効率化できる

システム導入をするメリットとして最初に挙がるのは、従業員管理の効率向上です。派遣事業では、勤務地や適性、本人の意向などを考慮し、適切な派遣先へ人材を送る必要があります。従来はこの作業を派遣元企業の担当者がすべて手作業で行っていましたが、システムの中には派遣従業員と派遣先のマッチングを手助けしてくれる種類のものもあります。
エントリーシートや登録書類の管理をまとめて行うことができるシステムも多いため、システムを導入することで情報の管理が容易になるでしょう。必要な情報を見つけるのも容易です。これまで書類を探すのに手間取っていたのであれば、派遣元企業の担当者は空いた時間で他の業務を行うことができるようになります。

1-4-2.契約やクライアント管理が円滑になる

人材派遣システムで管理できるのは社内の情報だけではありません。派遣先の企業や営業をかけている企業など、社外業務においても管理しなければならない情報は多数あります。営業を強化したり派遣先企業との業務を円滑にするためには、人材派遣システムの導入は必要不可欠だといえるでしょう。社外との情報共有を一括で行えるシステムもあるため、社外とのかかわりがどれくらいあるのかという点や予算を考慮して導入を検討してみてください。

1-4-3.社内業務の一元化ができるようになる

人材の派遣や案件管理の他にも、労務や経理、給与支払いまで管理可能なシステムもあります。こうしたシステムを導入すれば、人材管理をより広い範囲で効率化できるようになるでしょう。これまでそれぞれ担当者をつけて管理していた場合も、システムの導入で必要な人員が少なくなるため、他の業務にリソースを割くことができるようになる可能性があります。

1-4-4.セキュリティの強化ができる

資料や情報を紙ベースで保管していると、紛失や破損のリスクがあります。USBメモリや外付けハードディスク等、記録媒体に情報を保存している場合も同様です。そういった面では、システムに連携したクラウドを活用すれば、セキュリティ面でのリスクは大きく低減できます。取り扱う情報が機密性の高いものであるため、セキュリティの強化は必須です。

1-5.システムを使わない運営も可能?

人材派遣システムを導入するメリットをご紹介しましたが、やはり導入時のコストや手間を考えて敬遠している企業担当者の方がいらっしゃるのも事実です。システムを使わず運営を続けること自体は不可能ではないですが、管理すべき項目が増えたり、より多くの人材を受け入れるようになったりした際には業務が煩雑化する可能性があります。また、セキュリティ面でのリスクや確認ミスにも直結するため、各企業の状況に合わせて最適なシステムを導入することをおすすめします。

ご紹介したメリットの他にも、システムごとの特徴や導入することで得られるメリットはたくさんあります。導入を検討しているシステムを使うことで、今の業務がどう変化するのかシミュレーションしつつ、自社にとってのメリットを探してみましょう。

1-6.人材派遣システムを導入するデメリット

人材派遣システムを導入する際のデメリットには、次のようなものがあります。
・コストがかかる
・導入時にオペレーションを変更する必要がある

最も大きな懸念材料は、導入コストやランニングコストではないでしょうか。たしかに、システムを利用するのであれば、多かれ少なかれコストはかかります。ただ、長い目で見れば業務効率の向上や生産性の向上することが多いため、そのコストは回収できると考えられます。現在の業務に割いているリソースや許容できるコスト等を加味し、システム導入の可否を検討してみてはいかがでしょうか。
また、導入時のオペレーション変更については、むしろ行うことで業務の効率化を図れるため、混乱がないよう注意すれば問題ないといえます。多くのシステムでは導入しやすいような仕組みやサポートがあるため、不安な部分はシステム提供企業に相談することをおすすめします。

2. システム管理が望ましい項目

ここからは、システムの活用を検討されている方向けに更に詳しい内容を解説していきます。各社から提供されているシステムで管理できる情報は多岐にわたります。それらの中から特にシステム管理すべき項目を、4つピックアップしました。現状どのように情報管理しているか思い出しながら読み進めてみてください。

2-1.スタッフ管理・人材配置

どのシステムにおいても、派遣スタッフの情報管理を行う機能が搭載されていることは多いです。つまり、これはどの企業でも重要視される項目であることが分かります。また、スタッフの個人情報や派遣先への人材配置情報など、管理情報はいくつにも細分化されるでしょう。こうした情報をシステムで一括管理することで、データ参照にかけていたリソースの削減が可能になります。ほとんどのシステムで検索機能が搭載されているため、書類を探す手間を大幅に軽減できるのもポイントです。

2-2.受注案件・取引先情報

多くの従業員を抱える派遣元企業では、派遣従業員が向かう派遣先の企業も多くなります。そのような企業では、社内情報だけでなく派遣先企業や取引先に関する情報までしっかりと管理していないと、情報を探すのが難しくなってしまうどころか、情報漏洩のリスクすら生まれてしまいます。そうした観点から、社外にかかわる情報は信頼できるシステムで管理することを強くおすすめします。

2-3.給与

給与情報も非常に重要な情報のひとつです。社外はもちろん、社内においても厳格に管理しなければなりません。そうした性質上、人の手で給与管理を行うと確認や情報の管理に多大なリソースが必要になります。「人材派遣システム」と聞くと人材の管理にスポットライトが当たることが多いですが、システム導入の恩恵は給与管理においてもかなり大きいといえるでしょう。システムによっては勤怠管理も兼ねることができるので、使い方次第では社内の中核を担うシステムになります。

2-4.教育状況

派遣事業を行う上では、キャリアアップ教育訓練をはじめとした研修や教育訓練を行う必要があります。所属している派遣従業員ひとりひとりの業務分野や研修進度は異なります。適切な教育状況の管理を行わなければ、教育上の非効率が生じてしまうでしょう。
当社では、オリジナルのeラーニングコンテンツと合わせてご利用になれる、教育状況に重きを置いた教育管理システム「LearningWare」を提供しております。
教育の管理に難しさを感じていたのであれば、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。
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3. 人材派遣システムの選び方

システム管理が望ましい項目をご紹介してきましたが、「項目もたくさんあるし、どうしよう…」「システムの数が多すぎて迷う…」という方も少なくないでしょう。ここからは、人材派遣システムの「選び方」に重点を置いて話を進めていきます。どのシステムを導入するかの最終判断についてはご自身で行っていただくことにはなりますが、選び方のポイントをひとつひとつ解説していきますので、ぜひシステム選定時の参考にしてみてください。

3-1.システムごとの違いを知る

まずは、たくさんある人材派遣システムの特徴や違いを知るところから始めましょう。いくつものシステムを比較するうち、次第にシステムに求めていることが分かってくるはずです。それが特定の機能なのか、コストなのかは企業によって異なる部分ですので、「このシステムを選べば絶対正解!」というものはありません。現在の状況と、今後派遣事業を継続するにあたってどうしたいか、その2つをしっかりと考えた上でシステムの選定に入りましょう。

3-2.システム選定時のポイント

システム選定時、具体的にはどのようなことに着目したらよいのでしょうか。もちろん企業や取り巻く状況によってシステム選びの基準は異なりますが、検討材料の一例として参考にしてみてください。

3-2-1.効率化したい分野をカバーできているか

派遣業務に導入するシステムを選ぶ際には、効率化したい業務範囲をカバーできているシステムを候補に入れるようにしましょう。
近年では、人材管理だけでなくさまざまな分野に強みをもったシステムが各社からリリースされています。
例えば派遣従業員の教育に力を入れたいのであれば、教育特化型のシステムを使うのも手です。どんなシステムを使えば求めている効果を得られるか、十分検討してみましょう。

3-2-2.コストは適切か

多くのシステムでは、「初期費用」「月額費用」と大きく分けて2つの費用がかかります。
そして価格帯は幅広く、コストという面で見るとサービス間に大きな開きがあります。ただ、「安い=良い」というわけではありません。一般的に見て高めの値段設定だったとしても手厚いサポートや充実した機能があれば、費用対効果が非常に高くなることもあります。
導入を検討しているシステムの導入コスト・ランニングコストがどれくらいかかるのか、試算してみることをおすすめします。そして、それは受けられるサポートや搭載されている機能に対して適切なのか、しっかりと見極めましょう。

3-2-3.派遣従業員にとって使いやすいか

意外と見落としがちなポイントですが、システムを利用するのは管理者だけではありません。各種申請や勤怠情報の確認、eラーニングの受講など、派遣従業員がシステムを利用する機会は多いといえます。そのため、システム導入の成否は使いやすさにかかっているともいえます。近年はスマートフォンアプリとセットになったシステムも多いため、いつでもアクセスしてもらえるような状態を作るのであれば、そうしたシステムを導入するとよいでしょう。

3-2-4.最新情報にアップデートされているか

システム内の情報が最新のものに更新されているかも、非常に重要なポイントです。
特に派遣関連の法律は頻繁に改正されるため、最新の情報を常に追っていなければなりません。近年での例を挙げると、2012年に日雇い派遣が禁止、2015年には同じ組織単位での3年以上の派遣労働を禁止する「3年ルール」の導入がスタートしました。そして2021年6月からはすべての企業に「同一労働同一賃金」制が導入されています。このように企業やそこで働く従業員を取り巻く環境はめまぐるしく変化し続けているのです。システム側で最新情報を逃さずキャッチし、その内容を適切に反映できれば、安心してシステムを使えるでしょう。

3-3.カスタマイズが可能か

システム導入時、「どの程度のカスタマイズまで可能か」も重要なポイントになります。多くの場合、システムを納品する際には、派遣元企業のニーズに合わせた調整やカスタマイズが行われます。ただ、カスタマイズの自由度についてはシステムによって異なります。まずは機能追加や調整が可能なのか、そしてその結果自社のニーズを満たすことができるのかを慎重に検討しましょう。

ここで紹介したシステム選定時のポイントは、ほんの一例です。派遣元会社や事業所単位で求めているポイントが異なることも多いので、まずは今起きている問題の把握やシステムに対して求めることの明確化を行いましょう。そうしておけば、システム提供企業の担当者との話し合いもスムーズになります。

4. 人材派遣システムにはどのようなタイプのものがある?

ここまでご紹介してきたシステム選びのポイントや重視すべき点を踏まえ、ここでは特徴的な人材派遣システムのタイプを3つに厳選してご紹介します。ぜひシステム選定時のヒントとしてご活用ください。

4-1.オールラウンドな「総合管理型」

人材事業における主要業務をカバーしているシステムは、ここに分類されます。スタッフ管理や受注管理、勤怠や請求に伴って生じる業務を一元管理するのであれば総合管理型システムの導入は不可欠だといえるでしょう。このシステムを導入することで、派遣事業にかかわる社内業務をまとめて管理できるようになるため、既存の業務フローを大幅に効率化できる可能性があります。現在、業務が全体的に煩雑化しているのであれば、ぜひ検討したいシステムのタイプです。

総合管理型のシステムの例としては、「Staff Navigator(スタッフナビゲーター)」(ユニテックシステム株式会社)があります。低コストで幅広い業務をシステムでまとめて管理できるようになるため、コストパフォーマンスに優れているのが特徴です。このシステムを導入することで、給与計算や請求管理におけるヒューマンエラーの大幅な削減を図れます。業務効率化も期待できるため、締め日でも残業をしなくて済むかもしれません。無料体験期間も設定されているため、まずはお試しをしてみてはいかがでしょうか。

4-2.「マッチング重視型」

派遣会社の業務において重要な業務の中に、派遣従業員と受注案件の組み合わせを考える「マッチング」があります。本人の適性や希望、派遣先の状況などさまざまな事柄を多面的に判断して派遣先を決定する必要があるため、多くのリソースを割く部分になることが多いです。人材派遣システムの中には、このマッチングに重きを置いたものもあります。

マッチング重視型のシステムの代表格は「MatchinGood(マッチングッド)」です。派遣先企業が重視する基準や派遣従業員の適性に合わせ、派遣従業員と案件をワンクリックでつなぐことができます。これまで膨大な案件と多数の従業員の中から、手作業で最適な組み合わせを考えていたのであれば、業務効率の向上を図れます。従業員別に案件の進捗管理もできるので、対応もれも少なくなるでしょう。

4-3.派遣先との連携機能が充実している「連携強化型」

派遣事業は、派遣先の企業があってはじめて成り立ちます。円滑に業務をすすめ、トラブルを低減するためにも、派遣元企業と派遣先企業の間で連携を図ることは非常に重要です。
そうした背景から、派遣先企業との連携に重きを置いたシステムもリリースされています。
このようなシステムをこの記事では「連携強化型」と呼びますが、連携強化型のシステムでは契約や請求の管理、派遣照会など、必ず発生する業務を社内外で適切に管理するための機能が搭載されています。

このタイプのシステムには、「e-staffing」(株式会社イー・スタッフィング)が当てはまります。派遣元企業、派遣先企業にそれぞれ最適化されたサービスが用意されており、人材を送る企業も迎える企業も、スムーズに業務を進めることができます。法令遵守に重きを置いて作られているのも特徴です。派遣先企業には料金がかからないため、手軽に導入ができます。

4-4.教育に重点を置いた「教育重点型」

すべての派遣会社は、派遣従業員に対してキャリアアップ教育訓練を実施しなければなりません。それに加え、近年では教育や研修で他社との差別化を図る会社も現れはじめています。そのような状況下で、特にこれから従業員の教育に力を入れていきたいと考えているのであれば、教育に重きを置いた「教育重点型」のシステムも検討してみましょう。
教育管理やeラーニングコンテンツの提供まで一括で行うことができるシステムを利用すれば、研修のたびに頭を悩ませることはなくなります。

教育重点型システムの例としては、「LearningWare」(当社・株式会社プロシーズ)があります。スマホやパソコン、タブレットなど多様な端末でeラーニングコンテンツを受講できるほか、集合研修にも対応しているため、研修の実施から管理までこのシステムひとつで行うことができます。ご要望をシステムに反映させることもできるので、教育に重きを置いていきたいと考えているのであればぜひ一度ご相談ください。

5. システムごとの得意分野を見極めて最適なシステムを!

人材派遣システムにはどのようなものがあるのか、選び方とともにご紹介しました。今後、業務効率を向上させたいのであれば、システムの導入は必須です。各社からさまざまなシステムが提供されているため、現状や予算に合ったものを選びましょう。当社では、人材派遣システムや教育訓練に関するお悩みをいつでも受け付けています。お気軽にお問い合わせください。

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