今回は、eラーニングを導入した際に、必要になる業務についてピックアップします。
一般的にeラーニングを導入すると、以下のようなメリットがあります。
- 学習の時間と場所を選ばない
→営業担当者や外出の多い社員にも研修受講が可能 - テスト等の理解度確認ツールで学習の成果を確認することができる
- 集合研修のコストを下げることができる
→担当する講師の工数・場所代、受講者の交通費・宿泊費、またそれぞれにかかる時間・経費を大幅に節約することができます。
しかし、上記のようなメリットを享受するにはeラーニングを導入したからこそ増える業務（運用）をどうやってこなしていくかを導入前に体制を整えて行くことが重要です。
ケースはいろいろありますが、以下のような業務が生じます。
１．ユーザーIDの登録、変更、削除などのアカウント管理
当ブログにも何度か登場しておりますが、eラーニングを配信するにはeラーニング教材を配信するシステムが必要です。
受講者には個人を識別するIDを付与されており、そのIDごとに学習進捗やテストの成果が確認できます。
eラーニングシステムに登録すべき社員やスタッフが入社・異動・退職する際は、IDを新たに追加したり、変更、削除したりすることが必要です。
こういった登録、変更、削除を怠ってしまうと、受講対象者にIDが行きわたらなかったり、退職した社員がいつまでもシステムを利用できる状態になってしまいます。
IDを定期的にメンテナンスするには、Excelで編集できる形式のデータ(CSV形式)でユーザーリストを作成し、それを定期的にシステムに適用する方法が一般的です。また、システムをカスタマイズして社内の基幹システムと社員情報データを同期させるケースもあります。
２．教材の作成、定期的な公開
今まで紙で印刷物として作っていた教材を、新たにeラーニング用に作り替えることが必要です。
ほとんどのeラーニングシステムにはテスト機能が実装されていますから、紙で行っていたテストの問題文や選択肢、正解、解説などの要素をeラーニングシステムにアップしなければなりません。
ユーザーIDと同様、Excelで編集できる形式のデータを作れば、複数の問題を一度でアップロードすることができますが、eラーニングシステムへの登録と登録した教材をしかるべき受講者に公開する、という業務が発生します。
３．受講者の定期的なフォロー
私はこれが一番重要だと思っていますが、受講者の学習進捗に合わせた定期的なフォローをしていかねばなりません。
集合研修の時には見えづらかった受講の細かい進捗が見えることにより、進捗が遅い受講者がはっきりわかります。
また、テストの成績が悪い受講者も一目瞭然です。そういう受講者を見つけたのであれば、メールを送ったり、何かしらの連絡をして受講を促進せねばなりません。
「初めてeラーニングを導入するんだけど・・・」という場合は上記のような業務が発生することを念頭に置き、システムの選定や教材の作成、体制作りを進めていただければと思います。
当社は上記のようなeラーニングを導入したことによって発生する業務の請負も可能ですので、詳細はお問い合わせくださいませ。
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