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イベントの「ハイブリッド開催」とは?知っておきたいポイントを徹底解説!

イベントの「ハイブリッド開催」とは?知っておきたいポイントを徹底解説!

さまざまなイベントを開催する際、選択肢の一つとして挙がるようになったハイブリッド開催。どのような開催方法なのか、また実際にイベント開催の際に採用するのであればどんな点に気をつけるべきかを解説します。導入を検討されている方も、ハイブリッド開催がどのようなものなのか知りたい方にも参考にしていただける内容です。

ハイブリッド開催とは?

そもそも、ハイブリッド開催とはどのような開催方式のことを指すのでしょうか。ここではハイブリッド開催の概要を、急速に導入が進む背景とともにご紹介します。ハイブリッド開催の詳細に本題を移す前に、一度前提を共有させていただきます。

会場とオンラインの両方でイベントを開催する方式のこと

ハイブリッド開催とは、イベント会場とオンライン両方でイベントを開催する方式のことで、ハイブリッド型配信と呼ばれることもあります。
ハイブリッド(hybrid)は英語で「組み合わせ・掛け合わせ」を指す言葉です。ここでの「ハイブリッド」は現地開催とオンライン開催の組み合わせのことを示します。
イベントや講演を従来通り現地開催しつつ、オンラインでの配信も行う。これからの時代で必要とされるであろう、新しいイベント開催方式です。

急速に進むイベントのハイブリッド化

従来はイベントといえば会場で行われるのが一般的でしたが、コロナ禍を経てオンラインでのイベント開催が増加しました。
その一方で、会場での開催とオンラインでの開催、それぞれのメリットや良さが再認識されるようになり、ハイブリッド開催が脚光を浴びるようになります。
準備コストやトラブル時の対応など、気をつけなければならないポイントもありますが、ハイブリッド開催によって得られるメリットは大きいため、続々とさまざまなイベントへ導入されています。
実際にどのようなイベントに適しているかは、後ほどご紹介します。

 

イベントをハイブリッド開催するメリット

イベント会場での開催とオンライン開催の「いいとこ取り」ができるハイブリッド開催ですが、各種イベントに導入することで、どんなメリットを享受できるのでしょうか。ここでは、ハイブリッド開催ならではの特長を、4つご紹介します。
これから行おうとしているイベントの開催目的とも照らし合わせながら読み進めてみてください。

アーカイブを残しやすい

イベントをハイブリッド開催すると、イベント内容をアーカイブ化して後から視聴できるようになります。そのため、現地でイベントに参加し、アーカイブでその内容を聞き返すことも可能です。
特に長時間の講演会などでは、イベント実施後に改めて視聴したい部分のみリピート再生するという使い方を希望する人も少なくないでしょう。1回のイベント開催で終わらせず、イベントをコンテンツ化することができるのです。

また、それに加えて、これまで難しかった受講者のデータ取得のハードルも下がるため、受講者の属性や視聴状況などのデータを蓄積しやすくなります。

マーケティングの観点からも、ハイブリッド開催を導入する利点があるのです。

イベントとオンラインの両方で集客が可能

各種イベントについて、「イベントは対面で参加したい」という声も「オンライン開催の方が都合が良い」という声も多く上がっています。可能な限りどちらの層もイベントに参加してほしいものですよね。対面での参加希望者とオンラインでの参加希望者どちらも取り込むことができるのは、ハイブリッド開催ならではのメリットです。

当初はイベントに参加する予定だったけれど、さまざまな事情で当日現地に赴くのが難しくなってしまったという人たちにも、オンライン参加に切り換えるという選択肢を提示できるのもハイブリッド開催の魅力です。イベントへの参加方法を柔軟に選択できるようにすることで、イベント参加そのものに対するハードルもぐっと下がるでしょう。

トラブルが起きた際に対応しやすい

イベントには想定外のトラブルがつきものです。トラブルの種類や度合いによってはイベントの開催を中止せざるを得ないこともあるでしょう。しかし、ハイブリッド開催のイベントであれば、もし状況の変化等で会場が使用できなくなったときも、オンラインに移行してイベントを実施することができます。

逆もまたしかりで、接続トラブルなどでオンラインイベントを行えなかった時には、現地で行われたイベントを録画して後日視聴してもらう方式に切り替えることもできます。

フレキシブルに配信方法を切り替えてイベントを続行できるのは、他の開催方法にはない大きな魅力です。急なトラブルの際にも柔軟に対応できるよう、専任の担当者を付けることをおすすめします。

双方向型のコミュニケーションを期待できる

大規模な講演会になると、その中で発言や質問をするのはなかなか難しいものです。
その点、ハイブリッド開催となると、オンラインで発言を受け付けることができるため、発言をしやすくなります。

また、参加方法を分散させることで、会場におけるイベント参加人数を減らし、会場での発言がしやすくなるという効果も見込めるでしょう。

イベントをハイブリッド開催するデメリット

ここまで、ハイブリッド開催の導入によって得られるメリットをご紹介してきましたが、反対にこの方式の導入に伴うデメリットもあります。今後のギャップを防ぐためにも、ハイブリッド開催の導入をする際には、良い面だけでなくデメリットや課題も含めて検討を重ねる必要があるでしょう。ここでは、事前に気をつけておくべきポイントを3つご紹介します。

オンライン配信用の機材が必要になる

これは、従来対面でのイベント開催しか行っていなかった場合に生じるデメリットです。

ハイブリッド配信を行うのであれば、現地でのイベント準備に加えてオンライン配信用の設備、ネットワークの準備が必要になります。

準備やリハーサルには時間や労力がかかるため、スケジュールは余裕を持って確保しておきましょう。

また、これまで一切オンラインでのイベント開催をしていなかった企業の場合、初期投資にコストがかかるため、ハイブリッド開催の導入検討時によく試算しておく必要があります。

すべての参加者に配慮した進行が難しい

ハイブリッド開催の特性上、どうしても現地の参加者とオンライン参加者の間に温度差が生まれてしまう可能性があります。

イベントや研修に対面で参加すると、参加者同士で交流が生まれることも珍しくありません。しかし、イベントにオンラインで参加した人にとっては、他の参加者との交流はしづらくなってしまいます。特に現地とオンラインでの交流は難しいことがほとんどです。

また、主催者目線でも、イベントをうまく進行しなければオンラインの良さと現地開催の良さ両方をうまく生かせない可能性があるといえます。

すべての参加者に配慮しつつイベントを実施するのは、とても難しいことなのです。

通常よりコストがかかる場合がある

オンライン限定のイベントだったものを会場とオンライン両方の開催に切り替えると、コストが増加してしまう可能性があります。会場の使用料や設備の用意、人件費などかかるコストはさまざまです。

また、現地開催のみのイベントをハイブリッド配信に切り替えることでも、新たにコストが発生してしまう可能性があります。この場合、かかるコストとして考えられるのは、配信機材の購入費やネットワークの構築にかかる費用などです。

こうしたデメリットの存在を認識し、またハイブリッド開催を導入するのであればどのようにこのデメリットを乗り越えるかを考えておきましょう。

どんなイベントに適している?

続いて、ハイブリッド開催に適したイベントにはどのようなものがあるか、ご紹介します。

ただ、もちろん下記でご紹介するイベント以外にも、アイデア次第でハイブリッド開催を成功させることが可能です。これからイベントを開催する際にはぜひ開催方法の一つとして選択肢に入れてみてください。

社員研修・勉強会

近年、さまざまな情勢の変化により、在宅勤務が一般的になった業界や業種も多くあります。そのため、社内で開催されるイベントの開催方法もその変化に合わせて柔軟に対応する必要があるといえるでしょう。

たとえば、新入社員の研修やさらなるキャリアアップを目的とした社員研修は、従来対面での集合研修が一般的でしたが、近年ではハイブリッド研修やオンライン研修の導入が進んでいます。参加者が会場に密集せず感染症対策になる上、研修内容のアーカイブ化もできるため、ハイブリッド研修導入のメリットは多くあるでしょう。

また、社内で開催される勉強会についても、出社している社員は現地で参加し、在宅勤務をしている社員はオンライン参加するというような形態を取ることができます。

個々人の多様な働き方や、社会情勢の変化に合わせて柔軟に対応できるのは、ハイブリッド開催ならではです。

採用イベント

採用イベントもまた、ハイブリッド開催に適したイベントの一つです。

求職者の中には、「採用イベントは現地で参加したい」という人がいれば「参加場所の制限を受けずオンラインで参加したい」という人もいます。

それぞれのニーズに柔軟に応えるため、ハイブリッド開催は最適だといえるでしょう。

ただ、注意点として現地での参加者とオンラインでの参加者の間に、採用上の有利不利を設けてはならないことが挙げられます。

現地参加やオンライン参加はあくまで参加方法の一つであって、採用に影響を与える要因ではないためです。

講演会・学会

従来はホールや講堂で行っていたような講演会や学会も、オンラインと併用して開催することで参加者数の上限を増やしたり、参加者の出席率を上げたりすることが期待できます。

また、講演や学会の内容をアーカイブできるのも非常に大きなメリットだといえるでしょう。当日参加できなかった人や、内容を見返したいと思う人にとってアーカイブが用意されていることは非常にありがたいものです。

 

ハイブリッド開催するにあたって押さえておきたいポイント5選

イベントをハイブリッド開催する場合、気をつけるべきポイントを5つご紹介します。

従来のイベント開催方式ではあまり馴染みのない部分もあるため、ハイブリッド開催を検討しているのであれば、以下で解説する内容に留意しておくことをおすすめします。

配信環境の整備を行う

ハイブリッド開催を行う際には、オンラインでの参加者に向けて配信準備が必要になります。特に、オンライン参加者が少しでも快適に参加できるよう、カメラワークや回線状況などの準備は欠かせません。

可能であれば事前にリハーサルを行い、万全の状態で当日に臨みましょう。

アーカイブの作成を行う場合は、録画のセッティングも必要になります。

対面・オンラインどちらの参加者も置き去りにしない

現地参加者とオンライン参加者の間の温度差をできる限り小さくするために、主催者側は十分配慮した進行を行わなければなりません。

特にオンライン参加の場合は会場の空気感を掴みづらいので、会場の様子を積極的に伝えたり、オンラインで参加できる企画を考案したりすると良いでしょう。

担当者を現地とオンラインのミーティングルームにそれぞれ配置し、随時状況を共有しながらイベントを進行するのも有効だといえます。

急なトラブルに対応できるようにしておく

イベント開催中、イベント会場の設備トラブルや配信トラブルなどが生じてしまうと、イベントの進行が止まってしまう可能性があります。

予期せぬトラブルで慌ててしまわないようにするためにも、イベント会場にはトラブル対応スタッフを置いておくと安心です。

また、オンラインでの通信トラブルも起こり得るため、可能であればオンラインのトラブルに対処するためのスタッフを置いておきましょう。

ゆとりを持ったイベント開催を

ハイブリッド開催の場合、イベント会場とオンライン両方の準備が必要になるため、特に慣れないうちは予想以上に準備に時間がかかってしまう可能性があります。

イベント当日の段取りはもちろん、事前準備のスケジュールも綿密に立て、必要に応じてスケジュールを更新していきましょう。

イベント会場選びは慎重に

イベントをハイブリッド開催する場合、会場選びは非常に重要なポイントになります。

配信機材の搬入ができるか、現地参加者に向けた設備があるか、事前に確認しておくことをおすすめします。

もし社内に最適なスペースがない場合は、レンタルスペースの利用も検討してみましょう。

レンタルスペースによっては機材やオペレーターがセットになっている場合もあるので、準備の進行状況に合わせて活用することができます。

レンタルスペース「LiLeas」ならハイブリッド配信も可能!

当社運営の「LiLeas(ライラス)」は、東京メトロ銀座線/南北線「溜池山王」駅から4分の好立地にあるレンタルスペースです。

ライブ配信向けの設備のご用意があり、オンライン研修はもちろん、イベントのハイブリッド開催にも対応しております。当社の担当者によるサポートを受けることもできるため、はじめてのハイブリッド開催でも安心です。自社内に設備をお持ちでない場合や、より本格的なイベントの開催時にぜひご活用ください。

これからのイベント開催は「ハイブリッド」に

会場でのイベント実施と、オンラインでの配信を組み合わせたハイブリッド開催。

イベントの自由度を大きく高める有力な選択肢となることが期待されています。

適切な準備と円滑な運営で、イベントを成功に導きましょう。

当社では、こうした研修に関するお悩みをいつでも受け付けております。

ぜひお気軽にご相談ください。さまざまなイベントを開催する際、選択肢の一つとして挙がるようになったハイブリッド開催。どのような開催方法なのか、また実際にイベント開催の際に採用するのであればどんな点に気をつけるべきかを解説します。導入を検討されている方も、ハイブリッド開催がどのようなものなのか知りたい方にも参考にしていただける内容です。